Bien qu'il soit courant pour les responsables de la sécurité et des installations d'émettre une « demande de proposition » (RFP) lors de l'achat d'un système de caméras de sécurité et/ou d'un contrôle d'accès, ce n'est pas toujours une bonne idée en raison des limitations que cela impose à la fois votre fournisseur de sécurité et le nouvel équipement que vous demandez.
En fin de compte, rédiger un appel d'offres pourrait s'avérer être une énorme perte de temps – et si vous suivez les fournisseurs qui acceptent votre appel d'offres, vous pourriez être sévèrement limité par vos sélections de produits ou pire – complètement malchanceux si votre le fournisseur de sécurité fait faillite ou décide de ne pas offrir de support pour les produits qui ont été installés conformément à votre appel d'offres.
Avantages du processus d'appel d'offres
Lors de l'utilisation du processus d'approvisionnement RFP pour acheter et installer un système de sécurité, un chef de projet documentera toutes les exigences du projet, les matériaux nécessaires, les échéanciers et les détails, et soumettra une proposition formelle à de nombreux fournisseurs qu'il souhaite prendre en considération. Les fournisseurs ne répondront que s'ils peuvent répondre à la demande exacte et n'incluront aucune information ou suggestion superflue. Cette solution ne fonctionne généralement que si vous avez une connaissance approfondie des produits de sécurité, des meilleures marques et des applications dans lesquelles ces produits sont destinés à être utilisés. Si vous êtes un chef de projet avec une connaissance approfondie de la raison pour laquelle vous soumettez une proposition, voici quelques raisons pour lesquelles vous pouvez bénéficier du processus d'appel d'offres :
Il offre des règles du jeu équitables. Vous pouvez soumettre votre RFP à tous les fournisseurs qui répondent à vos qualifications et tous les fournisseurs auront accès aux mêmes informations. Vous recevrez probablement plusieurs devis de fournisseurs concurrents et aurez la possibilité de sélectionner l'offre la plus raisonnable.
Il met l'accent sur des critères précis. Votre chef de projet de sécurité peut demander au comité d'évaluation de l'entreprise de se concentrer sur des informations spécifiques décrites dans la proposition. Cela garantit que le comité ne sera pas influencé par des informations superflues que le chef de projet ne trouve pas pertinentes pour la DP et que les fournisseurs seront comparés sur des critères établis par le chef de projet.
Il offre la possibilité de découvrir de nouveaux fournisseurs. Si votre chef de projet a jeté un large filet – en soumettant des appels d'offres à plusieurs fournisseurs qualifiés – cela offre l'opportunité de travailler avec un nouveau fournisseur potentiellement mieux adapté à votre projet.
Inconvénients du processus d'appel d'offres – propriétaire, descriptif et performance
Alors que certaines organisations utilisent le processus d'appel d'offres pour trouver exactement les produits qu'elles ont recherchés et triés sur le volet, cela représente de nombreuses limitations en ce qui concerne les fournisseurs qui peuvent vous aider, la durée pendant laquelle votre nouvel équipement sera pris en charge et un nombre d'autres inconvénients. Si vous envisagez de rédiger un long appel d'offres pour un projet de sécurité, voici quelques raisons pour lesquelles vous perdez peut-être votre temps.
De nombreux appels d'offres utilisent le Méthode exclusive, ce qui implique que l'acheteur décrive exactement ce qu'il veut acheter, comment il veut l'installer, et inclut les noms des fabricants et les numéros de modèle. Cette méthode peut être particulièrement risquée car elle confie l'entière responsabilité de la performance des équipements à l'acheteur – qui est souvent moins bien informé sur ces produits que le vendeur. Certains inconvénients de la méthode propriétaire incluent :
Vous devez faire vos propres recherches. Les caméras et les produits de sécurité sont compliqués – et de nombreuses marques utilisent une terminologie confuse afin de donner l'impression que leurs systèmes fonctionnent mieux que ce qui est annoncé. Cela signifie que même si vous faites toutes vos propres recherches et trouvez un système dans lequel vous avez entièrement confiance, vous pouvez toujours acheter un produit qui ne fonctionnera pas comme annoncé.
Les spécifications exclusives limitent la concurrence. Étant donné que vous avez inclus des spécifications exactes, des produits et peut-être même des numéros de modèle, il existe un nombre limité de fournisseurs qui seront en mesure de répondre à votre demande exacte – ce qui limite considérablement la concurrence et entraîne presque toujours augmentation des coûts.
Une autre méthode utilisée pour les appels d'offres est la Méthode descriptive. Bien que cela donne à l'acheteur un certain contrôle sur le type d'équipement installé, cela permet au vendeur plus de flexibilité dans la sélection des produits. Bien que cela puisse augmenter la concurrence et réduire les coûts, cette méthode n'est pas sans inconvénients :
Les appels d'offres descriptifs peuvent prendre beaucoup de temps. Cette méthode nécessite que le chef de projet fournisse une spécification détaillée de chaque composant, ce qui pourrait potentiellement être une perte de temps étant donné qu'il existe des fournisseurs dignes de confiance qui peuvent fournir ce type d'informations sans frais supplémentaires (beaucoup proposent des consultations gratuites).
De nombreux acheteurs n'ont pas les connaissances techniques nécessaires pour former une DP descriptive. À moins que vous n'ayez travaillé avec différentes marques de caméras de sécurité et que vous les ayez installées vous-même (et que vous soyez peut-être allé à l'école pour obtenir des certifications), il y a de fortes chances que vous ne soyez pas à fond quand il s'agit d'écrire une description détaillée de ce que votre besoins des installations en termes de sécurité et de surveillance.
Bien qu'il puisse être clair qu'il y a plus d'inconvénients à rédiger un RFP en raison de la nature complexe des produits de sécurité et du temps qu'il faut pour en rédiger un, le Méthode de performance serait la méthode que nous recommanderions le plus si votre entreprise a besoin d'appels d'offres. En utilisant cette méthode, l'acheteur décrit le résultat final souhaité mais donne au vendeur un contrôle presque total sur la manière dont ce résultat sera obtenu. Cette méthode peut donner lieu à une variété de solutions créatives et permettre aux fournisseurs de rivaliser pour les prix. Cependant, la méthode de performance n'est pas sans inconvénients :
Vous obtiendrez le même résultat que si vous consultiez une société de sécurité sans appel d'offres, mais perdez plus de temps. Si votre entreprise exige que vous soumettiez un appel d'offres, la méthode de la performance convient. Mais si ce n'est pas une exigence, vous finirez par perdre plus de temps à rédiger et à soumettre des propositions que si vous aviez fait des recherches sur diverses sociétés de sécurité et les avez consultées directement.
L'évaluation des propositions peut devenir très compliquée. Étant donné que vous laissez le contrôle créatif aux fournisseurs, vous recevrez probablement une grande variété de propositions différentes avec de nombreux produits, spécifications, gammes de prix et suggestions différents – que vous devrez toutes trier et choisir le meilleur. . Si vous avez des connaissances techniques limitées en matière de caméras de sécurité, vous pourriez vous faire avoir par une entreprise qui vous propose le système le moins cher.
Éviter le processus d'appel d'offres
Ignorer le processus de demande de proposition (RFP) et envisager une solution plus organique peut être un bon choix pour un certain nombre de raisons. Bien que cela élimine évidemment beaucoup de temps pour former une proposition complexe, il existe un certain nombre d'autres arguments pour éviter complètement le processus d'appel d'offres :
Les exigences de l'appel d'offres décrivent le quoi et le comment, mais ignorez le pourquoi. Le conseil sur la stratégie est l'une des plus grandes valeurs qu'un bon consultant en sécurité puisse fournir, mais lorsque vous utilisez le processus d'appel d'offres, vous sautez complètement cette étape.
Les appels d'offres ne contiennent jamais assez de détails. Bien que vous ayez peut-être écrit un document de 36 pages détaillant l'équipement exact, les spécifications et le mode d'installation requis par votre entreprise, vous ne fournirez jamais suffisamment de détails pour fournir des informations exploitables à un fournisseur potentiel. Un seul document ne sera jamais en mesure de communiquer efficacement exactement ce dont votre installation a besoin et vous finirez par consulter diverses sociétés de sécurité tout en essayant de résoudre les détails essentiels – ce que vous essayiez d'éviter en premier lieu en écrivant un RFP.
Évaluer les propositions sera comme comparer des pommes avec des oranges. Étant donné que vous ne pouvez pas fournir suffisamment de détails dans votre RFP pour satisfaire complètement n'importe quel fournisseur de sécurité, vous finirez par recevoir des propositions qui sont partout sur la carte. Par exemple, vous recevrez des estimations de projet allant de X $ à 5 $ à 20 $. Ces budgets ne sont ni utiles ni exploitables, car vous ne devriez jamais évaluer les fournisseurs uniquement sur le budget en premier lieu.
De nombreux bons fournisseurs ne participeront pas au processus d'appel d'offres. Pour une bonne raison, puisque le processus d'appel d'offres génère généralement des tonnes de propositions pour la plupart inutiles. Le but de la soumission d'un appel d'offres est de trouver le meilleur fournisseur, mais si un fournisseur de services est déjà en demande, vous vous battrez avec les magasins qui ont besoin de travail – pas les meilleures équipes.
Résumé + Exemple de l'industrie
Si vous tenez compte de tous les facteurs, ce n'est souvent pas parce qu'une entreprise accepte votre proposition qu'elle est la mieux adaptée pour le poste. En fait, cela peut souvent signifier exactement le contraire. En évitant complètement le processus d'appel d'offres, vous économiserez du temps et de l'argent et aurez également la possibilité de mieux comprendre à quoi ressemblera le projet une fois terminé, en considérant que vous passez par les bons canaux et consultez des fournisseurs de confiance.
Par exemple, nous avons récemment reçu une demande de proposition de 36 pages qui comprenait 64 caméras et des composants supplémentaires, ce qui aurait représenté un travail énorme pour notre entreprise. Cependant, dans la proposition, non seulement ils incluaient des produits que nous ne prenons pas en charge, mais ils n'ont également pas réalisé qu'ils ne demandaient pas assez de stockage, c'est-à-dire que trois disques durs de 4 To ne suffisent pas pour 64 caméras de sécurité à résolution 4K et 2K. Cela signifie que si un fournisseur finit par accepter son appel d'offres, l'entreprise qui a soumis la proposition pourrait ne pas avoir de chance lorsqu'elle manquera rapidement de stockage.
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Ne vous contentez pas de nous croire sur parole, demandez une consultation gratuite. Ce n'est pas parce que vous pouvez taper un document de 50 pages décrivant chaque détail de votre projet que vous devriez le faire. Consultez l'un de nos techniciens certifiés expérimentés dès aujourd'hui, gratuitement, et vous aurez l'occasion d'expliquer vos objectifs de sécurité et votre budget. Ensuite, vous aurez l'occasion pour nous de participer à une enquête sur le site et de vous fournir des suggestions sur la façon d'atteindre vos objectifs et votre budget.
Un de nos techniciens, dirigé par Tony Denier, vous assistera à chaque étape. Nous commencerons par vous fournir une étude de site gratuite, qui nous aidera à comprendre la meilleure solution possible pour vous. Ensuite, l'un de nos techniciens vous expliquera quel type de caméras fonctionnerait le mieux pour votre aciérie.
Pour contacter Tony et Camera Security Now directement par téléphone, composez le 513-813-4039 ou remplissez un formulaire de devis en ligne simple et rapide.
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